ניהול עסק הוא דבר מורכב מאוד וכדי להצליח יותר מהמתחרים, חייבים לאמץ כלים טכנולוגיים מתקדמים שיהפכו אותנו ליעילים יותר. אחד הכלים המוצלחים ביותר בשנים האחרונות הוא אופיס 365 המציע ממשק ניהול אחיד, נוח ומתקדם לעסקים מכל הסוגים. אם גם אתם מרגישים שהגיע הזמן להתקדם ולשדרג את הפעילות העסקית שלכם, הגיע הזמן להכיר את שירותי אופיס 365, את היתרונות של הממשק החכם הזה, את התוכנות השונות שקיימות ואיך זה יכול להשתלב בעסק שלכם.
מהם שירותי אופיס 365 לעסקים?
אופיס 365 הוא בעצם ממשק אינטרנטי של חברת מייקרוסופט המאפשר להשתמש במייל ובשאר התוכנות של החברה כמו אופיס, אקסל, פאוורפוינט וכדומה, אונליין ומכל מכשיר באיטגרציה מושלמת בין כל התוכנות השונות. השירותים האלה מאפשרים לכל עסק לייעל באופן ניכר את הפעילות העסקית ולהגדיל את שורת הרווח. בואו ננסה להבין מה בדיוק כוללים שירותי אופיס 365.
מה כוללים שירותי אופיס 365?
השירותים הם מגוונים למדי וכוללים קודם כל את העבודה בממשק המוכר והנוח של מייקרוסופט ושל חלונות. המשתמשים נהנים מתיבת דואר בנפח 50 ג״ב שיש בה לוח שנה, ניהול אנשי קשר, פתקים ועוד. המערכת כוללת את כל תוכנות אופיס לשימוש מקומי או אונליין מכל מקום. אפשר לשתף את כל המידע בין כל משתמשי המערכת ובסנכרון מושלם. השירותים כוללים גם אבטחה מידע בסיסית ושרת אנטי ספאם וכמובן בתמיכה מלאה וברישוי. השירות גם מגיע עם נפח גיבוי בענן ואפשר גם להגדיל את נפח האחסון אם רוצים. הכול מאוחסן כמובן על שרת אחד ונוח המאפשר עבודה מרחוק מכל מקום בעולם ובכל מכשיר שהוא – מחשבים, טאבלטים, טלפונים חכמים ועוד.
יתרונות של אופיס 365
אופיס 365 מציעה גמישות ונגישות בלי תחרות, ומאפשרת למשתמשים לגשת לקבצים, למיילים וליישומים שלה מכל מקום, בכל מכשיר ובחיבור לאינטרנט. הדבר הזה מאפשר עבודה ושיתוף פעולה מרחוק, ובעיקר הגדלת הפרודוקטיביות. שנית, המערכת מבטיחה שיתוף פעולה חלק באמצעות יכולות עריכה ושיתוף בזמן אמת. מספר משתמשים יכולים לעבוד על אותו מסמך בו זמנית להציע תיקונים ולשפר את עבודת הצוות.
מעבר לזה, אופיס 365 מאפשרת שימוש ביישומים נוחים ומועילים כמו אאוטלוק, אקסל, וורד ועוד, מה שמבטיח למשתמשים גישה לכלים העדכניים ביותר לשיפור חווית העבודה והיכולות. היא מגיעה עם תכונות אבטחה חזקות, כולל הצפנת נתונים, הגנה על איומים ותקני תאימות ושמירה על מידע רגיש. אפשר לרכוש מנויים מסוגים שונים ומודלים מגוונים לתשלום, מה שאומר שאפשר גם להתאים את הממשק במדויק לכל עסק ולספק פתרונות חסכוניים יותר. בסופו של דבר, אופיס 365 מצליחה להעצים ארגונים וייעל עבודה של יחידים בגמישות רבה, בשיתוף פעולה, בפרודוקטיביות, באבטחה ובחסכוניות, מה שהופך אותה למערכת מבוקשת ביותר בסביבת העבודה המודרנית.
גיבוי וענן בשירותי אופיס 365
מערכת אופיס 365 מספקת שירותי גיבוי וענן חזקים המציעים שקט נפשי והגנה על הנתונים החשובים של כל עסק. הגיבויים אוטומטיים מבטיחים מינימום אובדן של מסמכים ועל מידע כשקבצים, מיילים ומסמכים נשמרים ומאוחסנים באופן קבוע בענן. במקרה של מחיקה בטעות או של כשל במערכת, משתמשים יכולים לשחזר בקלות את הנתונים שלהם מגיבויים קודמים. שירותי הענן באופיס 365 מבטיחים שקבצים מאוחסנים בצורה מאובטחת ונגישים מכל מכשיר בחיבור לאינטרנט, מה שמבטל את הצורך בשרתים מקומיים, מפחית עלויות ומספק אפשרויות אחסון שניתנות להרחבה. שירותי הענן כוללים גם אמצעי אבטחה ברמה גבוהה, כולל הצפנה ותקני תאימות, הבטחת פרטיות והגנה על נתונים.
גיבוי ואבטחת מידע
אופיס 365 היא סביבת עבודה המצוידת באמצעי אבטחה מתקדמים כגון הצפנת נתונים, אימות רב שלבי ועדכוני אבטחה שוטפים כדי להגן על מידע מפני גישה לא מורשית. נוסף לכך, הוא מאפשר כאמור גיבויים אוטומטיים, המבטיחים שהנתונים נשמרים באופן קבוע וניתנים לשחזור במקרה של מחיקה מכל סיבה שהיא. תכונות אבטחה וגיבוי אלו מספקות למשתמשים ביטחון בהגנה על הנתונים הרגישים שלהם, מפחיתות את הסיכון לאובדן נתונים ומבטיחות עבודה עסקית רציפה ובטוחה.
שירותי אופיס 365 במייל
אחד היתרונות החשובים ביותר של המערכת הוא שירות מיילים 365 והוא הרבה יותר מפשוט שליחה וקבלה של מיילים. המערכת מחוברת לשרת פרטי בסנכרון מלא בין תיבות הדואר של כל העובדים ואפשרות לרשימות תפוצה חכמות ונוחות. הכתובות הן חזקות ובעלות תקני אבטחה מעולים, מה שאומר שההודעות לא יגיעו לתיבת הספאם, דבר חשוב מאוד בעסקים שעובדים עם שליחת מיילים בהיקפים גדולים.
תוכנות אופיס 365
המערכת מלאה במגוון של יישומי תוכנה מעולים הנותנים מענה לצרכים שונים של העסק. תוכנת וורד היא כלי רב עוצמה לעיבוד תמלילים וליצירה ולעריכה של מסמכים, בעוד שאקסל היא תוכנה פשוט מעולה לניהול גיליונות נתונים ומאפשר ניתוח נתונים יעיל מאוד. פאוור פוינט תאפשר יצירת מצגות יצירתיות לכל מטרה. אאוטלוק הוא הכלי המיועד לניהול דואר אלקטרוני ולוח שנה, בעוד ש-OneNote מקלה על רישום הערות וארגון. היא מגיעה עם עוד עשרות תוכנות ופיצ׳רים של שיתוף פעולה וניהול מסמכים לצוותים, לפלטפורמה לתקשורת ולשיתוף פעולה עם העברת הודעות מיידיות, פגישות וידאו, שיתוף קבצים ועוד. בזכות מגוון היישומים הללו עסקים יכולים לבצע משימות שונות ביעילות ובנוחות יותר מאי פעם.
רשימת יתרונות של אופיס 365 לכל ארגון
- גמישות: גישה לקבצים וליישומים מכל מקום בכל מכשיר בחיבור לאינטרנט.
- שיתוף פעולה: יכולות כתיבה ושיתוף בזמן אמת לעבודת צוות חלקה.
- פרודוקטיביות: חבילת יישומים כמו Word ,Excel ,PowerPoint ,Outlook וכו’ בעדכונים ושיפורים שוטפים.
- אבטחה: תכונות אבטחה חזקות, הצפנת נתונים, הגנה על איומים ותקני תאימות לשמירה על מידע רגיש.
- נגישות: אחסון מבוסס ענן מבטיח גישה נוחה לקבצים ולמסמכים.
- עלות-תועלת: תוכניות ומודלים ניתנים להרחבה מאפשרים לעסקים לשלם עבור מה שהם צריכים, מה שמפחית את עלויות התשתית.
- גיבוי ושחזור: גיבויים אוטומטיים ואפשרויות שחזור נתונים ממזערים את הסיכון לאובדן נתונים.
- אינטגרציה: אינטגרציה חלקה שנותנת שירותים וכלים אחרים של מייקרוסופט לשיפור הפרודוקטיביות.
לסיכום
בשורה התחתונה, מדובר באחד הכלים הטובים והמבוקשים היום ממש לא בכדי. אם גם העסק שלכם זקוק להתייעלות, אופיס 365 היא אופציה מעולה ושווה לנסות אותה בהקדם האפשרי.